PEF (Piano Economico Finanziario) per eCommerce – parte 1

Cosa è il PEF (Piano Economico Finanziario)?

Il PEF (Piano Economico Finanziario) è la rappresentazione economica e finanziaria di un’azienda relativa ad un arco temporale specifico.

Negli articoli precedenti ho parlato di come realizzare un Business Plan per eCommerce (se te lo sei perso clicca qui) e tra i punti trattati è emersa la necessità di stilare il Piano Economico Finanziario (che in gergo tecnico viene chiamato PEF).

 Ma a cosa serve il PEF e quando redigerlo per il tuo eCommerce?

Pianificare è diventato sempre più importante per un progetto eCommerce e per questo nasce l’esigenza di redigere il documento di Pianificazione Economico Finanziaria o PEF.

L’imprenditore, molto spesso supportato anche dal consulente eCommerce, deve realizzare tale documento in relazione ad ogni fase del ciclo aziendale in cui si trova ad operare, per finalità differenti e in base alle sue esigenze.

Le tre fasi principali che necessitano l’affiancamento di un PEF più o meno articolato, sono le seguenti:

  • FASE DI START-UP:

Il PEF (utile per finalità interne), rappresenta lo strumento che sulla base di input provenienti dal Management aziendale (costi fissi, costi variabili, obiettivi di raggiungimento break-even), ci aiuta a capire la fattibilità del progetto.

In alternativa il PEF (per finalità esterne), può essere utile per comunicare sia con istituti finanziari per la richiesta di un finanziamento, sia per operazioni di venture capital (forme d’investimento ad alto rischio per aziende in start-up con grande grandi potenzialità o per piccole imprese con obiettivo di espansione), ma anche per acquisizione di nuovi soci o per richieste di finanza agevolata.

  • FASE OPERATIVA:

Per finalità interne, il PEF è necessario in quanto è utile in un piano industriale per monitorare la parte finanziaria.

Mentre per finalità esterne, il PEF ci aiuta a comunicare con gli interlocutori ed è richiesto nelle fasi di ristrutturazione aziendale o di crisi, assumendo un ruolo di primaria importanza.

  • FASE DI VENDITA/CESSIONE:

Il PEF è importante per la determinazione del valore aziendale sia per finalità interne che esterne.

Ora che hai appreso le 3 fasi in cui il PEF diventa per te un fondamentale alleato, passiamo alla definizione della struttura che lo compone.

Quali sono i principali fogli di calcolo per la creazione di un PEF per eCommerce?

Il PEF (Piano Economico Finanziario) varia a seconda della finalità e del modello di business che ti trovi ad affrontare.

In questa serie di articoli dedicati, ti spiegherò passo dopo passo, le logiche economiche finanziarie fondamentali per la pianificazione finanziaria del tuo modello di business eCommerce.

Iniziamo……

Solitamente il PEF viene redatto con fogli di calcolo Excel ed è composto da alcune pagine essenziali e da alcune opzionali (che vedremo in seguito) e che nell’insieme compongono la struttura fissa.

COMPOSIZIONE DELLA STRUTTURA FISSA:

  • Il conto economico
  • Il cash flow (o rendiconto finanziario)
  • Lo stato patrimoniale iniziale e finale del periodo preso in considerazione

All’interno delle tre sezione della “Struttura fissa” indicate sopra, verranno poi aggiunte tutte le restanti pagine opzionali, come ad esempio i costi di gestione, gli investimenti, i costi di leasing, contributi, etc… a seconda delle tue esigenze aziendali.

Solitamente i PEF creati per le aziende operanti nell’eCommerce hanno un periodo di 3 anni (36 mesi). Consiglio quindi di non allargare maggiormente l’arco temporale, il settore del digital corre molto veloce e di conseguenza si ha spesso un restyling di tutta l’organizzazione, degli investimenti e di conseguenza delle scelte strategiche aziendali.

Approfondiamo ora come sarà composta la struttura fissa che dovrai realizzare e che sarà la base del tuo documento di pianificazione economico finanziaria (PEF) per il tuo eCommerce, ecco i primi tre fogli Excel da sviluppare:

  • Il conto economico rappresenta i flussi economici nel periodo di pianificazione (mensile, trimestrale, etc.) e ti serve per determinare i flussi finanziari.
  • flussi finanziari (o cash flow) rappresentano i flussi di cassa dell’azienda.
  • Lo stato patrimoniale di inizio e fine periodo rappresenta la fotografia dell’azienda e determina quelle che sono le variazioni patrimoniali (i costi che influiscono sulla liquidità aziendale).

Le 3 pagine che compongono la struttura fissa sono strettamente collegate tra loro e vanno approcciate in questo modo:

  • 1. Determinare lo stato patrimoniale iniziale. Se sei in fase di start up, ovviamente lo stato patrimoniale iniziale dovrà essere messo a 0, in quanto non hai dati precedenti alla data di inizio dell’attività eCommerce. Lo stato patrimoniale è dato dalle variazioni patrimoniali (vedi punto 4).
  • 2. Inserimento delle voci del conto economico (variazioni generate dai costi) a partire dal primo mese dell’anno in cui andrai ad operare. 

PEF Conto Economico

  • 3. Inserimento dei flussi di cassa che rappresentano i flussi finanziari positivi e negativi la cui competenza è relativa al periodo di riferimento e rappresenta la variazione di liquidità (attivi e passivi). Qui verranno riportati i totali delle entrate e il totale delle uscite, sempre suddivise per mese.

PEF flussi di cassa ecommerce

  • 4. Inserimento di tutte le variazioni patrimoniali, come ad esempio credito e debito iva, debito e credito fornitori, crediti e debiti commerciali.

Variazioni Patrimoniali PEF

  • 5. Possiamo finalmente determinare lo stato patrimoniale aziendale a fine anno, attraverso le variazioni economiche riportate nel conto economico, nei flussi di cassa e nelle variazioni patrimoniali.
  • 6. Il collegamento tra flussi di cassa e Conto Economico è essenziale in quanto permette di riequilibrare attivo e passivo dello stato patrimoniale, facendo attenzione al saldo banca (attivo/passivo).

Oltre alle tre pagine che compongono la struttura fissa, un’altra pagina importante da costruire nel file Excel del PEF è lo schema dell’Iva.

Il foglio di calcolo dell’Iva è collegato alle variazioni patrimoniali dove troveremo l’iva a debito e l’iva a credito. Nel momento del pagamento dell’Iva andrai a riportare nel foglio dei Flussi di Cassa il pagamento come uscita.

Il pagamento dell’Iva verrà effettuato solo se l’Iva a debito è superiore dell’Iva a credito.

Se sei in fase di start-up non dovrai collegare il credito/debito iva dell’anno precedente in quanto non lo hai ancora maturato. Viceversa se l’azienda è in corso d’opera dovrai inserire il debito/credito relativo all’anno precedente.

A questo punto hai terminato la struttura fissa e potrai iniziare ad inserire i moduli differenti per la creazione della struttura variabile per il PEF, a seconda del tuo modello di pianificazione.

 INSERIMENTO DEI FOGLI EXCEL OPZIONALI

Indipendentemente dal settore in cui operi e del modello di business, la struttura fissa (conto economico, stato patrimoniale, modulo iva e flussi di cassa) rimane invariata.

Quello che invece varierà sono i fogli Excel “extra” che dovrai collegare, come ad esempio vendite, acquisti, o le imposte che varieranno a seconda della denominazione sociale della società (srl, SpA, snc, ditta individuale)

Inoltre, ci potrebbero essere dei casi in cui avrai bisogno di inserire delle pagine utili per calcolare e tenere monitorati i leasing, i finanziamenti e la gestione dei contributi.

PEF fogli Excel

Ricordo…..l’importante è mantenere sempre il collegamento delle pagine con la struttura fissa, collegandoli al periodo di pertinenza.

Nei prossimi articoli parlerò dei diversi fogli opzionali e di come collegarli tra loro.

Se hai bisogno di aiuto per creare il tuo PEF aziendale Contattami.

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