Obiettivi dell’Ecommerce Project Manager

In questo articolo è mia intenzione farvi comprendere i reali obiettivi dell’eCommerce Project Manager e come una continua vigilanza attiva sul progetto è fondamentale per la riuscita del progetto stesso.

Stiamo attraversando un particolare e complesso periodo storico, oscurato dall’ombra del Covid. Molte sono le aziende o gli aspiranti imprenditori che mi contattano e che vedono l’online come l’unica ancora di salvezza, soprattutto in questo cupo periodo.

Questi momenti così bui però, sono gli stessi momenti che tolgono la lucidità a molte persone. La fretta e la disperazione quindi possono giocare brutti scherzi e nell’eCommerce in particolare far perdere anche molti soldi. Motivo per cui ritengo sia fondamentale mettere a conoscenza che l’eCommerce può essere sicuramente un canale proficuo da approcciare, da implementare o da affiancare al modello di business già esistente, ma allo stesso tempo l’insieme delle attività da mettere in campo sono molteplici, molto complesse e coinvolgono più persone, motivo per cui è necessario essere affiancati da degli specialisti della pianificazione.

Nasce così l’importanza di affiancarsi ad un eCommerce Project Manager, una figura specialistica nelle tecniche di progettazione con competenze verticali nel commercio elettronico e in tutte quelle attività a supporto e per lo sviluppo e la scalabilità del business.

Il web è pieno (fortunatamente), di contenuti utili che cercano di dare le linee guida e le metodologie di approccio al mondo online, molti di questi articoli vanno oltre la semplice spiegazione, rivelandosi contenuti gratuiti di altissimo valore, ma allo stesso tempo la maggior parte di questi contenuti sono esclusivamente rivolti al puro marketing, alle strategie per eCommerce, sino alle tecnologie da adottare, è raro però (sfortunatamente), imbattersi in contenuti che si focalizzano sulle innumerevoli attività (task), necessarie per strutturare correttamente quanto appreso e per monitorare correttamente le attività in modo tale da raggiungere gli obiettivi di business prefissati.

Il mio obiettivo non è quello di indicarvi la strategia di marketing migliore piuttosto che la tecnologia più performante da adottare, anche perché per farlo a mio parere bisognerebbe analizzare il contesto in cui si opera, ma quanto l’importanza di approcciarsi all’eCommerce guidati da delle metodologie che permetteranno di ridurre i rischi, identificare i giusti tempi di lavorazione, il budget necessario e le risorse da allocare, affinchè si chiuda il cerchio in maniera corretta e si possa procedere all’avvio delle lavorazioni con una linea chiara e ben definita.

Inizio nel farvi comprendere quali sono gli obiettivi principali dell’attività di Project Management e dell’eCommerce Project Manager allocato sul progetto.

Il Project Manager ha l’obiettivo di identificare le attività necessarie da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi del progetto prefissati, rispettando i tre vincoli principali a cui bisogna attenersi con rigore e lucidità (Tempo, Scopo e Costi).

Di base tutte queste attività che chiamano in causa diversi collaboratori devono essere guidate da un eCommerce Project Manager, quest’ultimo per sua natura può essere interno o esterno all’azienda.

Nel primo caso l’eCommerce Project Manager fa parte delle risorse umane dell’impresa o rientra all’interno di un dipartimento specifico chiamato PMO (Project Management Office), che rimane sempre un organo di staff specifico interno, qualora l’azienda non abbia risorse umane interne da dedicare, ci si affida a consulenti esterni. La figura in entrambi i casi è una figura di carattere tecnico progettuale, conosce quindi le varie fasi e metodologie di Project Management e le associa alle sue competenze tecniche e verticali inerenti al mondo dell’eCommerce.

Qualsiasi sia l’attività da mettere a terra, sia nelle fasi avanzate del business (ottimizzazione) sia nelle fasi iniziali (startup), come per esempio implementare una strategia di marketing o sviluppare una piattaforma tecnologica per il lancio del progetto o l’integrazione di tool esterni, lo scopo dell’eCommerce Project Manager è quello di mettere in ordine tutte le lavorazioni e programmarle rispettando i vincoli già citati sopra.

Per fare un esempio, implementare una strategia di Marketing Automation, consiste nell’identificazione delle risorse da allocare a tutte le attività programmate, le tempistiche di consegna, i software da utilizzare sino ai costi che queste attività comporteranno all’azienda e che saranno da mettere a budget.

L’immagine sotto mostra una corretta pianificazione per l’attività di Marketing Automation per un nostro cliente.

Gantt Progetto Ecommerce Management

Le attività mostrate sono all’incirca una quindicina che comprendono altre sotto attività (Subtask), nel totale si raggiunge la trentina di task. L’immagine che segue è solo un micro progetto parte di un progetto più grande e cuba solo il 5% di tutte le attività restanti per lo sviluppo dell’eCommerce e per il raggiungimento dell’obiettivo finale, che in questo specifico caso è indirizzato alla fidelizzazione del cliente tramite strategie di automazioni profilate. Capite quindi l’importanza di un direttore d’orchestra (Project Manager), che mantenga un controllo vigile e costante affinchè si riducano le possibilità di fallimento del progetto e delle attività intraprese e si eviti di andare in over budget.

L’eCommerce Project Manager è una figura di carattere tecnico progettuale e le sue competenze devono essere trasversali e altamente specializzate.

Di base la figura del Project Manager segue delle metodologie che risultano essere standard per qualsiasi tipo di progetto. Queste metodologie contengono tecniche e concetti fondamentali e ricorrenti nella maggior parte degli approcci esistenti, quello che fa la differenza è la profonda conoscenza del settore e della progettazione eCommerce, così da permettere al consulente di adattare le conoscenze specifiche alle metodologie consolidate.

Uno dei framework principali su cui l’eCommerce Project Manager lavora, viene definito in gergo tecnico REQUISITI S.M.A.R.T. 

Il framework getta le basi per analizzare il progetto ancora prima di partire ed è fondamentale per capire quanto siano chiari e definiti gli obiettivi e le lavorazioni su una base temporale.

IL PROGETTO DEVE ESSERE:

– SPECIFIC (specifico): le attività messe in progettazione devono essere ben definite e altamente comprensibili agli stakeholder di riferimento e al committente/sponsor.

– MEASURABLE (misurabile): le attività devono essere supportate da strumenti di analisi che permettono al Project Manager di presentare report mensili, trimestrali e annuali al committente/sponsor.

– ACHIEVABLE (attuabile): il progetto deve essere valutato da tutti gli stakeholder come raggiungibile, questo avviene consultandosi con tutte le risorse coinvolte nel progetto prima della fase di pianificazione e apportare accorgimenti e migliorie qualora fosse necessario.

– REALISTIC (realistico): il progetto deve essere percepito da tutte le risorse coinvolte e più nello specifico dal Project Manager come molto importante per il committente. Questo criterio a mio parere rafforza l’unione di tutte le risorse coinvolte e per tutta la durata del progetto, molto spesso mi capita di trovare un elevato entusiasmo del committente nella prima fase di avvio delle attività, per poi perdere e scemare successivamente creando squilibri all’interno delle risorse allocate.

– TIME-RELATED (in funzione del tempo): il progetto deve essere chiuso entro una data certa, ma come già discusso, capita molto spesso che la tempistica deve essere negoziata, in quanto le previsioni del committente non sono quasi mai allineate correttamente alla realtà.

Un piccolo appunto su quest’ultimo criterio. L’imprenditore o lo Sponsor che sia, non potrà mai imporre vincoli di tempo e costi, gli stessi andranno sempre negoziati (anche se la realtà è molto spesso ben diversa). Non è quasi mai possibile attivare un progetto piccolo o grande che sia con vincoli di tempo e costi predefiniti dal committente o Sponsor, l’obiettivo del Project Management è anche questo, sarà la pianificazione e la successiva progettazione che ne determineranno il vero target. E’ una considerazione importante da fare per mettere a conoscenza l’imprenditore che non è mai una buona idea affiancarsi a un Ecommerce Project Manager che non fa un’attenta valutazione di questi criteri, solitamente i parametri in testa al committente o sponsor collimano con i parametri reali e si basano molto spesso su ipotesi senza fondamenta.

Io definisco il Project Manager colui che passa dal dire al fare, non importa quale sia lo status attuale in cui ci si trova, la figura scarica a terra tutte le attività necessarie, le mette in ordine e le progetta in modo tale da portarle a termine rispettando vincoli importanti come obiettivi, tempi e budget che se non monitorati costantemente possono portare al fallimento dell’attività intrapresa.

L’eCommerce Project Manager è comunque una risorsa che viene affiancata da tutti i membri dello staff di progetto e che fanno parte del nucleo operativo di specialisti incaricati ad attivare le varie attività da intraprendere. Anche gli specialisti possono fare parte delle risorse interne all’azienda o essere consulenti esterni, la scelta principale è relazionata ai costi da sostenere.

Per concludere posso confermare che la gestione di un progetto eCommerce di successo deve essere necessariamente demandata ad un eCommerce Project Manager che avrà il compito di partecipare direttamente alle attività che compongono il progetto nella sua totalità, focalizzandosi sul coordinamento delle risorse, sul monitoraggio dei vari task con l’obiettivo di minimizzare le probabilità di insuccesso.

A presto, F.

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