LE VARIABILI DI UN PROGETTO ECOMMERCE: IL TEMPO (TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS)

Durante la fase di elaborazione di un progetto eCommerce ci sono svariate attività da prendere in considerazione e ognuna è sottoposta a vincoli (Triple Constraints Process).

Per rendere meglio l’idea, nella immagine sotto trovi una rappresentazione di quello che viene definito il Triple Constraints Process (viene rappresentato in un triangolo).

Triple Constraints Process Il Tempo

Durante la progettazione di un eCommerce, ogni lato rappresenta un vincolo e il variare di uno dei tre vincoli (Tempo, Costo, Scopo) comporta la variazione degli altri, causando criticità o ottimizzazioni al progetto eCommerce in corso.

Cosa può succedere?

  • Al variare del tempo, solitamente significa aumentare o diminuire costi e risorse allocate.
  • Al variare del costo, tipicamente comporta tempi maggiori o minori con variazione anche dello scopo di progetto.
  • Al variare dello scopo del progetto eCommerce, tipicamente significa aumentare o diminuire i tempi e i costi del progetto stesso.

In questo primo articolo con focus dedicato al Triple Constraints Process, mi sono concentrato sulla variabile del Tempo e come il corretto monitoraggio delle attività (task), può sancire il successo o il fallimento del progetto.

Ho deciso di scrivere 3 articoli con un focus sul TCP (Triple Constraints Process), per farti capire quanto questi tre vincoli siano strettamente correlati tra loro.

Oggi approfondiremo insieme come le dipendenze tra i task interni ed esterni all’organizzazione (assegnati a stakeholder esterni), possono impattare sulla durata del progetto e come in questo specifico caso prevenire anche ingenti rischi che ricadrebbero inevitabilmente sulle performance aziendali.

IL TEMPO:

Il tempo (o deadline), deve essere identificato non solo per la durata totale di un progetto, ma deve essere definito anche per ogni singolo task di lavorazione che compone il progetto stesso.

Bisogna essere ben consapevoli dell’importanza del tempo e di quanto sia determinante per il successo o il fallimento del progetto eCommerce.

Monitorare con la stessa logica ogni singola attività che lo compone, ti permetterà di avere il controllo totale ed intervenire tempestivamente per individuare, ridefinire le deadline e valutare correttamente l’impatto sulle altre due variabili correlate del progetto (costo e scopo).

Negli anni ho seguito molti eCommerce in fase di start-up e molti altri in corsa e ti posso assicurare che il parametro Tempo mi ha sempre permesso di contenere all’interno di un arco temporale le lavorazioni da portare a termine con assoluta precisione e qualità.

Tralasciare questo fattore nel tuo progetto eCommerce può essere a volte letale.

Voglio portare alla tua attenzione un esempio pratico di un mio cliente, per farti comprendere quanto la variabile del tempo se ben definita e correttamente monitorata sia fondamentale e a volte di vitale importanza per un progetto eCommerce.

Il cliente lavora online da più di due anni, opera nel settore B2B e presenta una condizione articolata dovuta alle complessità dei prodotti da lui commercializzati.

L’anno scorso è stato per l’azienda l’anno della svolta e della crescita, l’imprenditore voleva aumentare i profitti, ampliare le risorse sul progetto e scegliere una tecnologia più adatta in ottica di scalabilità.

Tutto ciò ha portato alla scelta di un cambio piattaforma, più performante e in grado di gestire l’ampio e articolato catalogo e le offerte commerciali proposte dall’azienda. Il passaggio ha previsto il cambio da un Open Cart ad un Magento.

L’azienda aveva un buon posizionamento per essere al suo secondo anno di attività online, lo storico ordini era corposo ed il catalogo prodotti da importare di una complessità elevata. In più il processo logistico per la gestione delle spedizioni era articolato per via del peso/volume dei prodotti anche verso i mercati esteri.

Durante la fase di individuazione dei rischi (Risk Management, ne parleremo in un altro articolo), ho prestato particolare attenzione al processo di migrazione da un CMS ad un altro, che se gestito male, avrebbe causato la perdita quasi totale di traffico organico al sito (100% unica fonte di traffico al momento della richiesta di cambio piattaforma, in quanto non erano state ancora attivate attività di marketing a pagamento).

Il fatturato generato dall’online era di circa 200.000,00 € annue. Parliamo di una PMI a conduzione familiare, che presentava già solide fondamenta nel retail ma nell’online era a soli due anni dalla start-up e senza le dovute attività di marketing strategico, tutto quello costruito fino ad ora era conseguenza dei soli contenuti posizionati, grazie alle molteplici schede prodotto associate al vasto catalogo commercializzato.

Era una situazione molto delicata ed ereditata da un’altra web agency (High Risk).

Analytics entrate conversioni fabioserra.it

La migrazione lato SEO (necessaria), se pur fatta in modo certosino dagli sviluppatori del mio Team, avrebbe comunque fatto perdere circa un 30/40% di traffico (calo fisiologico normale), per poi riprendersi nel giro di poco tempo (3/4 mesi) e stabilizzarsi sulle visite precedenti per poi procedere verso l’aumento del traffico e il miglioramento del posizionamento in SERP (Search Engine Results Page), dovuto all’ottimizzazione delle URL.

Una mossa falsa in fase di migrazione avrebbe ucciso l’azienda senza sconti.

Ero certo che l’operazione si sarebbe conclusa positivamente, era un lavoro che avevo già fatto altre volte e così è stato, ma il fattore rischio era comunque molto elevato e il tempo diventava così una variabile di fondamentale importanza.

La migrazione mi ha portato a prendere decisioni strategiche in accordo con il cliente per attutire il colpo nel caso l’operazione non fosse andata a buon fine e comunque per tamponare l’inevitabile calo di fatturato dovuto da un’operazione di questa portata.

Ecco la strategia decisa:

Il calo temporaneo di vendite (acquisite dall’organico) doveva essere attutito da vendite generate tramite i canali a pagamento.

Nei 4 mesi in cui è stato previsto il calo di traffico, abbiamo attivato la Paid ADV per tamponare la perdita di fatturato generato dalla diminuzione del traffico organico.

Per tutte queste operazioni delineare correttamente le tempistiche reali per chiudere in tempo tutte le attività sotto elencate è di fondamentale importanza, in quanto i costi sostenuti dall’azienda dovevano continuare ad essere supportati da degli ingressi monetari.

Ecco un esempio delle lavorazioni associate alla fase di start-up per l’attivazione del canale a pagamento di Google Ads.

Gantt Chart fabioserra.it

Obiettivo: attivazione dei canali di Google Ads a supporto della migrazione SEO.

Ogni attività comporta sempre un tempo di realizzazione ben definito e alcune di esse non possono attivarsi se l’attività precedente non viene completata.

Assegnare sempre una data di scadenza al progetto e ai singoli task, mette in evidenza l’urgenza e ci mostra le tempistiche entro la quale il progetto e i suoi singoli task di sviluppo devono essere completati.

Le tempistiche se non rispettate spesso generano gravi conseguenze.

Ma perché è così importante rispettare le deadline dei task?

Se nell’operazione strategica dell’esempio, anche solo uno stakeholder non avesse rispettato la scadenza o non gli fosse stata assegnata una tempistica ben definita, l’operazione sarebbe stata una vera e propria tragedia e la mancata consegna di anche solo un’attività avrebbe messo a rischio tutto il sistema, bloccando il flusso ed intaccando le altre due variabili del Triple Constraint Process.

Le dipendenze tra i task sono fondamentali per il progetto, ma anche il tempo nella quale realizzare lo stesso è un elemento determinante per il suo successo o meno.

Durante la pianificazione del tuo progetto eCommerce, il tempo è un fattore che va ben definito da subito.

Individua correttamente le tempistiche di realizzazione del tuo progetto e in fase di progettazione entra nello specifico di ogni singolo task e subtask e identifica per ognuno di essi il tempo necessario per la sua realizzazione e chiusura.

Certo è un’operazione che richiede competenze specifiche, in quanto non è facile calcolare i tempi di un’attività se non si hanno conoscenze in quella stessa attività, ma per questo viene appunto in aiuto il Project manager specializzato in eCommerce ed allocato sul progetto.

Senza esperienze e conoscenze reali testate sul campo, risulta difficile definire le tempistiche che coinvolgono le lavorazioni assegnate alle risorse, soprattutto se nel progetto sono coinvolti stakeholder esterni (persone non direttamente sotto il tuo controllo).

Solitamente io applico un sovra effort ponderato sull’esperienza per non rischiare di bucare le deadline, che intaccano anche i costi previsti a budget e molte volte anche lo scopo del progetto.

Un’altra variabile che ti consiglio di tenere in considerazione e che può impattare sul tempo stimato del progetto o delle singole attività è il carico delle risorse allocate (workload).

Quest’ultimo parametro nella maggior parte dei casi con cui mi sono trovato a collaborare in fase di ritaratura del progetto, è quasi sempre stimato diversamente dalla tempistica reale ed effettiva (l’argomento del carico delle risorse verrà discusso in un altro articolo).

Definire le tempistiche corrette ti permetterà di avere ben in vista le deadline e il giorno in cui il tuo progetto o parti di esso dovranno essere completate.

Una visione totale sul progetto, ti permetterà di capire quando tutto procede secondo i termini stabiliti o se si sta procedendo fuori strada.

ricordati di applicare la logica di definizione del Tempo ad ogni singolo task e subtask, le dipendenze tra un task e l’altro se non rispettate comportano delle conseguenze a tutta la filiera, creando percorsi critici e colli di bottiglia a tutte le attività collegate.

Prova solo a pensare se dovessi sforare di un mese su un singolo task o un anno sulla deadline dell’intero progetto, i costi lieviterebbero e lo scopo potrebbe non essere più in linea con la strategia aziendale, decretando il fallimento del progetto stesso.

Ti posso garantire che la valutazione e la stima dei tempi, se non correttamente affrontata sarà un sicuro problema futuro sullo sviluppo e sul raggiungimento degli obiettivi di business e un eventuale Project Manager allocato su un progetto già in corsa e mal tarato, sarà costretto a rivedere l’errata pianificazione precedente, comportando inevitabilmente un aumento dei costi di progetto dovuto alla fase di ri-taratura che il PM si troverà ad affrontare per rimettere in linea il tutto.

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