LA SECONDA VARIABILE DI UN PROGETTO ECOMMERCE: LO SCOPO (TRIPLE CONSTRAINTS PROCESS)

Eccomi qui per parlare della seconda variabile del Triple Constraints Process: lo Scopo.

Se non hai letto ancora la prima variabile del TCP, cioè il Tempo e come il corretto monitoraggio dei task può influenzare il successo o il fallimento del tuo progetto eCommerce, ti consiglio di cliccare qui!

Cosa è la variabile dello Scopo?

E’ semplicemente la raffigurazione di quanto deve essere fatto per raggiungere i risultati attesi dal progetto, sia qualitativamente che di performance.

In parole semplici risponde alle domande: dove voglio arrivare? Cosa voglio ottenere? Quali sono gli obiettivi aziendali del mio progetto eCommerce?

Infatti, non basta l’idea… bisogna realizzare un progetto che abbia uno scopo ben definito.

Come si definisce la variabile de lo Scopo secondo il Triple Constraints Process?

Si definisce coinvolgendo tutti gli Stakeholder del progetto in causa e attraverso dei meeting potranno essere raccolte le prospettive di ognuno in merito alle attività che dovranno essere svolte per giungere all’obiettivo finale.

Utilissimo realizzare delle roadmap di lavoro (tabella di marcia) per redigere un documento che servirà a dettagliare tutte le fasi del progetto eCommerce e le sue caratteristiche, come ad esempio: finalità aziendali, milestone, criticità e obiettivi.

Tutto ciò servirà a perfezionare il lavoro del Project Manger che seguirà il progetto eCommerce, poiché avrà un’ampia panoramica su tutto il ciclo di vita del progetto, per un approccio più mirato.

Dopo aver stilato il documento, questo dovrà essere approvato dai vertici aziendali o dai finanziatori (Sponsor) e verrà poi utilizzato come base per la successiva fase di pianificazione del lavoro (task, deadline, risorse, budget).

Non dimenticare di mantenere un occhio vigile anche sui vincoli Tempo e Costi: infatti al variare di un vincolo, anche gli altri due ne verranno coinvolti.

Se ad esempio attui un cambio allo scopo del progetto che porta ad una complessità maggiore dei task, la stessa variazione porterà inevitabilmente ad un aumento del tempo e dei costi.

Viceversa, se vai a diminuire la complessità dello scopo associato alle lavorazioni, potenzialmente subiranno conseguenze anche le altre due variabili (tempo e costo).

Ecco due pratici esempi di come la variabile de Lo Scopo può essere soggetta a cambiamenti al variare del Tempo o del Costo:

ESEMPIO 1:

Se dovesse nascesse la necessità di anticipare la data di Golive del tuo nuovo eCommerce, molto probabilmente dovresti implementare meno attività, riducendo il progetto e sarai costretto ad interferire sulla qualità, producendo un prodotto qualitativamente inferiore rispetto al previsto (vedi immagine sotto).

Lo Scopo seconda variale del Triple Constraints Process

ESEMPIO 2:

Se il budget di progetto viene ridotto durante la sua pianificazione o operatività, non potrai attuare tutte le attività previste nel Business Plan e di conseguenza dovrai rivedere gli obiettivi e anche in questo caso la qualità finale del progetto potenzialmente ne potrebbe risentire.

Non definire correttamente lo Scopo del progetto e le attività che lo compongono, renderà improbabile al progetto su cui stai lavorando di rimanere in linea con gli obiettivi di business prefissati.

 L’identificazione dello scopo, dei vincoli e delle restrizioni di ogni singola attività, indurrà all’accrescimento di benefici differenti che gioveranno a tutto il Team di progetto:

1° Allinea e focalizza il Team su obiettivi comuni.

2° Fornisce la base della pianificazione, precisando come le attività verranno svolte.

3° L’identificazione di un obiettivo ben definito, mostra a tutti gli stakeholder ciò che il progetto produrrà evidenziando tutte le attività di cui sarà composto, per il raggiungimento del risultato finale.

Oltre a quanto già detto, ci sono altri due aspetti che dovrai tenere in considerazione nell’identificazione dello Scopo.

Il primo consiste nell’individuare il grado di priorità delle singole attività e successivamente associarle in modo efficace alle risorse incaricate.

L’obiettivo è quello di creare ordine all’intero progetto eCommerce e nella forma mentis delle risorse coinvolte, il tutto indispensabile per sviluppare il tuo progetto senza intoppi.

Il secondo aspetto, di fondamentale importanza nella definizione dello Scopo, è la capacità di gestire il cambiamento del progetto in corsa per una variazione delle attività che lo compongono, dovuto all’entrata/uscita naturale di nuove lavorazioni che il progetto richiede durante la sua esecuzione.

Quest’ultimo aspetto è molto importante e nella sua gestione richiede anche un mindset specifico e di flessibilità mentale, poiché la quantità di tempo che ogni task richiederà, sarà strettamente correlato alla qualità del prodotto finale e potrebbe comportare la correzione del progetto o parte di esso.

Nel triplo vincolo del Triple Constraints Process, la definizione dello scopo è quindi di vitale importanza nel tracciare una strada per definire al meglio dove vuoi arrivare con la tua idea imprenditoriale, una definizione non corretta delle attività al contrario avrà un impatto negativo su tutto lo sviluppo.

Nel prossimo articolo parlerò della terza e ultima variabile del Triple Contraints Process: Il Costo.

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