Celoxis: il miglior software di Project Management

Quando parlo di eCommerce con i miei clienti, che hanno preso in considerazione lo sviluppo di un portale per inserirsi nel mercato online mi capita spesso, di trovarmi davanti a imprenditori che non hanno la minima idea da dove iniziare, quale scalino affrontare per primo, il primo step per buttare giù le basi del progetto, insomma molto spesso caos e confusione sono le sensazioni che si provano in fase di start-up, almeno questo è quello che succede in Italia.

In questo articolo vi parlerò di Celoxis, il miglior software di Project Management per eCommerce.

Molti di essi escono da corsi di formazione, certamente molto interessanti, alcuni molto completi altri molto basici, sta di fatto che ad oggi nessuno veicola dettagliatamente gli step necessari di cui si necessita prima di partire con un progetto online.

Uno di questi si chiama Project Plan ed è lo step successivo a quello della pianificazione, ovvero il Business Plan per eCommerce, ma di cui non parlerò in questo articolo.

Lo scopo di questo articolo è presentarvi quello che per me e per la mia esperienza è il software più completo per la gestione di progetti: Celoxis. Quello che racchiude tutte le funzionalità necessarie per gestire un progetto di successo e che racchiude in sé tutto quello che gli altri software da me utilizzati o sperimentati non fanno.

La casistica più frequente in questi casi, quando ci si mette alla ricerca di un software per la gestione di progetti complessi e non, è quella di trovare software con funzionalità importanti per la gestione ma carenti su altre, si fa fatica dunque a trovare un software di Project Management che gestisca al suo interno tutte le funzionalità indispensabili, obbligandoci ad avere più piattaforme o file aperti per la gestione di un singolo progetto a discapito dell’organizzazione, della comunicazione e dell’ottimizzazione del tempo e delle performance.

Prima di iniziare a dettagliare, seppur in modo molto stringato le funzionalità del software, è giusto capire le logiche di un progetto di eCommerce e le figure che ne devono fare parte. E’ inutile dire, perché già più volte comunicato all’interno del mio blog e delle mie consulenze, che un progetto di eCommerce va correttamente pianificato tramite la realizzazione di un (business plan ecommerce) e progettato di conseguenza splittando ogni singola macro attività all’interno di un Project Plan. Avete presente i manuali Spare Parts? Quelli che mostrano ogni singola parte di un prodotto finito? Bene questa è la metafora che mi piace utilizzare per spiegare ai miei clienti come deve essere strutturato lo start-up di un eCommerce per non trovarsi successivamente a brancolare nel buio come delle anime perse.

Resta sotto inteso che i software per la gestione di progetti devono essere utilizzati anche per progetti già in corso…. dove ormai si sta appunto già brancolando nel buio da parecchio tempo. Applicati a queste situazioni, dopo un periodo di settaggio iniziale con tempo variabile in base al business e alla situazione in cui ci si trova, ci permette di rimetterci sulla corretta strada e di riprendere il totale controllo della situazione.

Ora veniamo alle figure, alle risorse. Il team che compone la gestione di un eCommerce è veramente ampio e non è difficile imbattersi nei più svariati ruoli, come:

L’eCommerce Manager, l’eCommerce web marketing manager, lo sviluppatore, il Web designer, il SEO e SEM specialist, il Web content editor, le-Mail marketing specialist, il Customer care specialist, il Marketplace specialist e il Logistic manager.

Queste sono le professioni e le risorse di cui un progetto di eCommerce necessita, o almeno queste sono quelle di base e solitamente veicolate sul web per portare a conoscenza quali sono le skills necessarie per l’avvio di un progetto. Se ci fate caso sono anche le figure che vanno pari passo con i corsi di formazione attualmente disponibili e veicolati sul web.

A mio parere ne manca una, una professione di fondamentale importanza, che alla sua presenza, viene colmata appunto quella sensazione di caos e confusione di cui cade vittima l’imprenditore in fase di start-up e permette di tenere monitorato e costantemente aggiornato con successo il progetto.

La figura misteriosa di cui sto parlando è quella dell’Ecommerce Project Manager di cui mi preoccuperò di spiegare dettagliatamente il suo ruolo in un prossimo articolo.

Un progetto di eCommerce, segue due principali step (io li chiamo il prequel dell’ecommerce), ovvero la pianificazione, tramite la realizzazione di un business plan per ecommerce e successivamente la progettazione (detta anche Project Plan), che ha il compito di splittare tutte le macro attività individuate nel business plan per eCommerce e catalogarle in ordine di priorità e assegnargli tempistiche, risorse e budget.

A questo punto è indispensabile dotarci di un software che ci aiuti in queste azione di progettazione e qui ci troviamo ad essere sommersi da innumerevoli software che ci promettono grandi funzionalità, ma a mio parere, dopo averne provati veramente tanti, posso confermare e a mia volta consigliare quello che per me è il miglior software per la gestione di progetti, in questo caso in ambito eCommerce.

Iniziamo con il suddividere quelli che sono alcuni dei punti chiave per la gestione di un progetto di successo, oltre che essere i punti chiave per la gestione corretta di un progetto qualunque.

  1. Analisi e verifica dei tre elementi chiave per il successo di un progetto (TCP) Triple Constraint Process. (scopo, tempo e costo)
  2. Analisi e individuazione degli Stakeholder
  3. Pianificazione e schedulazione dei task (wbs, Gant chart, todolist)
  4. Formazione del Budget (attuale vs previsionale)
  5. Risk Management
  6. Piano di comunicazione.
  7. Monitoraggio e misurazione dei risultati
  8. Misurazione delle performance

Come potete notare, sono molti i fattori che incidono sul successo di un progetto o sul suo fallimento e sopra ne ho indicati solo alcuni di quelli utilizzati in un piano di progettazione.

Sostanzialmente i software di Project Management si focalizzano su due aree ben precise, sistemi ERP (Enterprise resources Planning) e S.a.a.S. ovvero software as a service. Il loro principale obiettivo è quello di aiutare il team di progetto a collaborare efficacemente e ad analizzare e monitorare tutti i task che sono stati definiti a seguito della realizzazione del Business Plan eCommerce.

I primi costosi e complessi, promettono di fornire all’azienda ampi report e sofisticate analisi, ma allo stesso tempo sono stati concepiti per le imprese di grandi dimensioni, appunto come detto sopra sono molto costosi e necessitano di una cultura di Project Management ben radicata all’interno dell’azienda. I secondi sono soluzioni più a basso costo e più adatte alle esigenze delle PMI Italiane.

Nel complesso questi software devono fornire informazioni finanziarie e creare budget, realizzare grafici e misurare milestone, catalogare i rischi, assegnare task ed infine facilitare la comunicazione con tutti gli stakeholder, eliminando possibili barriere.

Sono software che possono essere applicati a qualsiasi tipologia di business e a qualsiasi livello ma la valutazione iniziale su quello da acquistare è sempre complessa e difficile.

Se dovessi elencare i criteri di base per la scelta del software di Project Management, elencherei di sicuro questi:

  • Facilità d’uso
  • Facilità di installazione e configurazione
  • Possibilità di monitoraggio di dati, risorse e dell’intero ciclo di sviluppo del progetto (task)
  • Facilità di comunicazione con gli Stakeholder, con sistemi centralizzati come e-mail e notifiche di aggiornamento
  • Analisi del Budget previsionale Vs Budget attuale, per il miglioramento delle performance aziendali
  • Analisi dei rischi o Risk management
  • Supporto tecnico 24/7 online e self service
  • Video guide chiare e semplici, anche testuali

Nella mia carriera di gestione progetti posso dire di averne provati e adottati molti, alcuni complessi (in quanto struttura e budget lo consentivano), altri molto più semplici (come Asana, Trello, Active Collabe etc.).

Durante la gestione di questi progetti però vi era sempre una problematica comune a tutti… tutti i software utilizzati non permettevano di programmare e successivamente monitorare tutti gli aspetti (step), descritti sopra.

Cosa comportava questo? In primis una non troppo corretta gestione dei progetti e per secondo l’utilizzo di software e fogli di lavoro esterni al software come per esempio Excel. Incrociandoli si poteva sì avere una gestione completa del progetto, ma a discapito del tempo e dell’organizzazione in generale (gestione di più file).

In mercati competitivi come quelli di oggi, la capacità di allocare risorse, attività, rischi e costi in un unico contenitore può fare la differenza nel raggiungere gli obiettivi aziendali e come detto sopra decretare la morte o il successo del progetto.

Ancor oggi però vedo aziende non indottrinate all’utilizzo di questi software, soprattutto nel campo dell’eCommerce, dove l’Italia è evidente che sia il fanalino di coda rispetto agli altri paesi europei. Questo è purtroppo un vero e proprio problema in quanto ad oggi è indispensabile monitorare con attenzione le prestazioni e prendere di conseguenza decisioni efficaci per l’intero processo di sviluppo, soprattutto nell’eCommerce dove le attività da svolgere sono veramente tante e complesse.

I successi si costruiscono con i risultati e con un corretto e preciso monitoraggio di tutta la filiera e del team che la compone.

Celoxis il miglior software di Project Management.

Questo è il software che io utilizzo ora per la gestione dei miei progetti di eCommerce ed è quello che ad oggi ritengo il più adatto alla PMI Italiana. In primis per il costo relativamente basso essendo un SaaS e per secondo perché è stato pensato e di conseguenza sviluppato seguendo tutte le logiche di PM descritte sopra.

Celoxis nasce in India all’inizio del 2001 ed è uno dei primi Tools online per la gestione di progetti, nonché la prima azienda Indiana che utilizza tecnologia SaaS. Ad oggi conta più di 2.600 clienti in tutto il mondo verticalizzati su business differenti. Ne cito alcuni: Rolex, LG, Fuji, Whirpool e molti altri. Inoltre Celoxis è stato classificato tra le prime migliori 5 soluzioni di Project Management al mondo. Altamente personalizzabile e supportato da un customer care di Ingegneri qualificati attivo 24/5.

Questo è solo una piccola anticipazione su tutte le funzionalità del software Celoxis, Nei prossimi articoli mi soffermerò su tutte le sue caratteristiche dettagliatamente.

L’immagine sotto mostra, come a differenza di altri software di Project Management (come per esempio quelli citati sopra), Celoxis raccoglie in un unico contenitore tutte le caratteristiche essenziali per la gestione di progetti, mettendo a disposizione delle aziende un insieme completo di funzionalità in grado di soddisfare le esigenze di gestione del lavoro e di assicurare l’allineamento di tutte le risorse, delle iniziative (task), dei costi e dei rischi di progetto, migliorando di conseguenza la produttività e la qualità.

Celoxis_1

Un livello superiore di schedulazione:

Cosa si può fare con Celoxis:

Monitorare il ciclo di vita dei progetti e la Programmazione delle attività in modo appropriato in base a dipendenze, vincoli e risorse.

Assegnazione di risorse multiple, anche con diverse quantità di ore e di lavoro stimato, sia in percentuale che in ore.

Programmazione manuale o automatica (in questo specifico caso consiglio sempre, per chi è alle prime armi, la schedulazione manuale in quanto l’automatica può risultare più complessa inizialmente e modificare i task qualora gli stessi siano collegati a delle dipendenze).

Una spinta verso l’interattività:

La creazione di un processo visivo fissa e visualizza i processi operativi in modo semplice e intuitivo e non confusionale. I singoli task possono essere rappresentati sotto forma di Gantt Chart. Lo stesso gestisce dipendenze, risorse, azioni da intraprendere, budget, idee e suggerimenti, consente di immettere rapidamente le attività, riorganizzarle senza problemi e può schedulare sino a 10.000 compiti a progetto. L’interfaccia è molto intuitiva e consente di effettuare più modifiche in linea con auto-salvataggio immediato.

Nel caso in cui ci si trovasse a gestire dipendenze tra più progetti, nessun problema, Celoxis fa anche questo e per chi utilizza le scorciatoie da tastiera per eseguire le operazioni più comuni, qui troverà pane per i suoi denti.

Gantt_Chart

Dashboard all’avanguardia per un approccio statistico:

La dashboard avanzata di Celoxis fornisce una visione completa dei progetti e permette di monitorare i principali indicatori di performance (KPI). La dashboard può essere completamente personalizzata sotto differenti viste (dirigenti, principali stakeholders e clienti).

La configurazione, che seguirà logiche diverse a seconda del business, si basa su indicazioni di salute visive del business per valutare correttamente le prestazioni del progetto e adottare azioni tempestive e correttive qualora ce ne fosse bisogno.

Dashboard_Celoxis

La proiezione della pianificazione e dei costi ci permette di tenere sotto controllo in tempo reale e in qualsiasi momento lo sviluppo del progetto e di valutarne le performance così da prendere decisioni aziendali non azzardate. Adottare quindi un approccio statistico nella previsione delle entrate e delle uscite così da monitorane i progressi e ridurre al minimo gli scostamenti di bilancio e di conseguenza del progetto.

Migliora le performance dell’organizzazione con il monitoraggio interattivo delle risorse:

La gestione delle risorse tramite grafico interattivo a colori ci consente di individuare rapidamente le allocazioni delle attività e il sovraccarico di lavoro pianificando di conseguenza le task senza sovraccaricare le capacità delle risorse. L’efficienza delle risorse è un punto fondamentale nella gestione di un progetto e Celoxis con la sua finestra orientata alle prestazioni delle risorse e al loro relativo carico di lavoro, permette di avere un’istantanea “vera” dei tuoi progetti in un dato momento e delle ore effettive assegnate alle risorse.

Celoxis provvede a creare una collaborazione dinamica e diretta con l’utilizzo di una piattaforma comune per la condivisione di idee, abbattendo le barriere tra gli stakeholder, sintomo di una scarsa comunicazione.

Risorse_Celoxis

Gestisci il tempo e ottimizzalo con i temporizzatori di Celoxis:

I temporizzatori di Celoxis sono un ottimo modo di tenere traccia del tempo trascorso su ogni singola lavorazione. I timer possono essere attivati e fermati a piacimento. Avete presente l’utilità di questa apparente e banale funzione? Questa caratteristica vi permette di tenere traccia dell’effettivo tempo impiegato su una singola lavorazione, il tempo memorizzato vi permetterà di valutare alla perfezione quando si effettuerà la stessa lavorazione su un nuovo progetto (nel mio caso per esempio è di fondamentale importanza). Nella redazione di Business Plan per eCommerce per esempio, le sezioni sono sempre le stesse, variano di poco e in base al business sui cui stiamo lavorando.

Timesheet_Celoxis

Traccia le performance, effettua proiezioni di costo e gestisci le varianze:

Con Celoxis puoi pianificare il budget del tuo progetto, compilare un bilancio previsionale, anch’esso contenuto in fase di pianificazione durante la realizzazione di un Business Plan per eCommerce e confrontarlo con il bilancio attuale.

Monitora di conseguenza in modo ottimale le varianze di progetto, che non sono altro che la differenza tra il costo previsto e quello attuale. Calcolando i costi realistici del tuo progetto (a livello di progetto totale o singolo task) ti permetterà di valutarne le performance e di allocare le varianze positive sotto altri task o specifiche azioni (es: marketing) e quelle negative di gestirle nel modo corretto.

Registra e tieni traccia delle spese, approvale con un solo click e ricevi notifiche in tempo reale sulla gestione finanziaria dei tuo progetti.

Insomma se sei preoccupato per la gestione finanziaria dei tuoi progetti, con Celoxis ottieni una visibilità completa sui costi e sul budget iniziale del tuo progetto, inoltre per i campi personalizzati che contengono informazioni finanziarie sensibili è possibile utilizzare diversi livelli di protezione e associarle solo agli stakeholder selezionati.

Budget_Celoxis

Risk Management (prevenire è meglio che curare):

Questa è la caratteristica più sottovalutata da tutti i software di PM che ho utilizzato sino ad ora, essendo io operatore di uno specifico settore, ovvero quello dell’eCommerce, questa è una funzione di fondamentale, anzi direi di vitale importanza perché consente di tenere traccia prima di iniziare il progetto, di ogni singolo rischio associato ad ogni singola attività o stakeholder, è inevitabilmente questa una funzione dalla quale non si può prescindere

Valuta e dai priorità ai rischi prima del lancio del tuo progetto, in modo da essere pronto a gestirli nel modo più adatto.

Qualifica il rischio su scenari differenti e valuta il potenziale impatto, dai ad essi un punteggio appropriato. Il tutto rappresentato in una sola visualizzazione.

Risk_Management_Celoxis

Buoni dati portano a grandi decisioni:

Analizza i dati di progetto e trasformali in intuizioni. Celoxis fornisce un’intera gamma di grafici, tra cui barre di confronto, barre impilate, linee di trend, grafici a torta o bolle.

Crea e condividi i tuo cruscotti e allinea il tuo team di conseguenza, invia rapporti programmati e schedulati ad un orario specifico come allegato in posta elettronica. In poche parole dai al tuo team un modo visivo e più intuitivo di lavorare e fornisci ai principali Stakeholder uno stato complessivo del progetto.

Grafici_Celoxis

La collaborazione è tutto, senza di essa non si avrà successo:

Celoxis consente di memorizzare e gestire tutti i documenti correlati al progetto in un unico punto. Organizza i tuoi documenti con cartelle e sottocartelle e incoraggia così le discussioni tra i partecipanti su documenti specifici in un unico contenitore.

Con Celoxis tutti possono contribuire, anche coloro che partecipano in remoto ma non hanno l’abilitazione al software. Questi Stakeholder possono partecipare alle discussioni semplicemente tramite posta elettronica e senza accedere obbligatoriamente al software.

Il centro di notifica presente in Celoxis, permette inoltre di visualizzare in breve tutti i tuoi importanti messaggi in entrata e ti avvisa ogni qual volta viene assegnato un nuovo lavoro o quando qualcosa cambia sugli elementi che segui.

Ottieni aggiornamenti e commenta rapidamente con i partecipanti in un unico luogo, abbatti le barriere di comunicazione e adotta quelle migliori in base allo Stakeholder interessato.

Inoltre con il calendario avanzato di Celoxis è possibile impostare facilmente eventi e pianificare riunioni. Esporta gli stessi in Outlook, Google e altri calendari supportati.

Una delle chicche offerte da Celoxis è la collaborazione con i clienti. Rimani in contatto con loro e collabora efficacemente su documenti e progetti con l’accesso gratuito al client.

Stakeholder_Celoxis

Individua i problemi e cerca delle soluzioni:

Con l’applicazione di monitoraggio dei problemi puoi monitorare e gestire efficacemente il loro stato e adottare soluzioni per la loro risoluzione ottimizzando tempi e costi.

Bug_Celoxis

Supporto 24/5 e formazione all’utilizzo:

L’assistenza è fondamentale e il supporto al cliente di primaria importanza. Celoxis risolve anche questo con un customer care online 24 ore 24 per 5 giorni e una sezione di customer care self service che comprende FAQs, documenti dettagliati, starter guide, manuale di configurazione e guida API.

Il servizio di assistenza e supporto al cliente si condisce inoltre con una formazione basata sul Web, una community di supporto molto vasta e un Forum che racchiude una grande quantità di idee imprenditoriali, nate da imprenditori durante l’utilizzo del software, con lo scopo di migliorarlo in ottica di scalabilità.

Gestione strategica del portafoglio clienti:

Le capacità avanzate di gestione di Celoxis sono proprio ciò di cui hai bisogno per gestire i tuoi complessi portafogli di progetti di cui disponi.

Monitora le KPI de tuoi progetti nei minimi dettagli con i cruscotti iper-semplificati di Celoxis e tieni tutto sotto controllo. Porta ad un livello superiore il tuo progetto con Celoxis!

Se hai dubbi o vuoi ricevere ulteriori informazioni sul SOFTWARE DI PROJECT MANAGEMENT N°1 Contattami

Privacy Policy